Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u vermietfabrik.de gebruikt, waarom wij dat doen, hoe lang wij de gegevens bewaren en welke rechten u heeft. Zij geldt voor de website, het klantaccount, huuraanvragen en alle daarmee samenhangende communicatie.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU is:

OSKOREAL Service GmbH (exploitant van Vermietfabrik)

• Langenfelder Straße 71a, 22769 Hamburg, Duitsland
• Handelsregister: Amtsgericht Hamburg, HRB 137816
• E-mail: info@vermietfabrik.de

Voor alle vragen over gegevensbescherming en om uw rechten uit te oefenen, kunt u schrijven naar info@vermietfabrik.de met als onderwerp "Gegevensbescherming". Verdere bedrijfsgegevens vindt u in het colofon.

2. Overzicht

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer een rechtsgrondslag dat toestaat. Afhankelijk van hoe u onze diensten gebruikt, gaat het om:

• Technische toegangsgegevens telkens wanneer u een pagina opent (bijvoorbeeld IP-adres, datum en tijd, browser).
• Accountgegevens als u zich registreert (naam, e-mailadres, wachtwoord, telefoonnummer, voorkeurstaal).
• Aanvraaggegevens als u een aanvraag indient voor een woning (contact- en adresgegevens, data, uw bericht).
• Betalings- en documentgegevens zodra een aanvraag is goedgekeurd (factuur, betalingsbewijs, huurdocumenten).
• Gegevens van vragen als u contact met ons opneemt.
• Gebruiksstatistieken alleen als u heeft ingestemd met analytische cookies.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertentieprofielen.

3. Bezoek aan de website

Wanneer u onze website opent, verwerken de servers van onze hostingprovider automatisch de gegevens die uw browser verstuurt: IP-adres, datum en tijd van het verzoek, de opgevraagde pagina, de verwijzende pagina, browsertype en -versie, besturingssysteem en de hoeveelheid overgedragen gegevens. Dit is technisch noodzakelijk om de website te leveren en te beschermen tegen aanvallen en misbruik.

Om de website in een passende taal te tonen, bepalen wij het land aan de hand van het IP-adres van het verzoek met behulp van een offline database op onze eigen server. Het IP-adres wordt hiervoor niet opgeslagen; alleen de gekozen taal wordt in een cookie onthouden.

Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder f), AVG (ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website). Serverlogs van de hostingprovider worden na korte tijd verwijderd, doorgaans binnen 30 dagen, tenzij een incident moet worden onderzocht.

4. Klantaccount

Om een aanvraag voor een woning in te dienen heeft u een klantaccount nodig. Wij verwerken uw naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), uw wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als veilige hash, nooit als leesbare tekst), uw voorkeurstaal en, zodra u deze verstrekt, uw adres en land. Wij bevestigen uw e-mailadres met een verificatielink. Zolang u bent ingelogd, houdt een sessiecookie u aangemeld (zie het cookiebeleid).

Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b), AVG (overeenkomst en precontractuele maatregelen). Wij bewaren uw account totdat u ons verzoekt het te verwijderen. U kunt op elk moment per e-mail om verwijdering verzoeken; gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, worden dan beperkt verwerkt en verwijderd zodra de bewaartermijn afloopt (zie punt 12).

5. Huuraanvragen

Wanneer u een aanvraag voor een woning indient, verwerken wij uw volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, woonadres, woonplaats, postcode, land, uw gewenste ingangsdatum, de door u gekozen bezichtigingsafspraak, uw optionele bericht, de datum waarop u onze voorwaarden heeft aanvaard, de financiële voorwaarden van de woning (huur, borg, totaal verschuldigd bedrag) en de voortgang van uw aanvraag.

Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te beoordelen, bezichtigingen te regelen, met u te communiceren en, als de aanvraag wordt goedgekeurd, de huurovereenkomst voor te bereiden. Voor zover dit nodig is om de huurovereenkomst te sluiten, geven wij de noodzakelijke aanvraaggegevens door aan de eigenaar van de woning. Alle beslissingen over aanvragen worden door onze medewerkers genomen; er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b), AVG. Verstrek alstublieft alleen de informatie waar wij om vragen. Stuur ons geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens), tenzij wij daar uitdrukkelijk om vragen.

6. Betaling, facturen en huurdocumenten

Na goedkeuring stellen wij een factuur op met de bankgegevens voor de overboeking. U kunt een bewijs van uw overboeking (afbeelding of pdf) uploaden in uw klantaccount. Betalingsbewijzen en ondertekende documenten worden opgeslagen in een afgeschermde opslagruimte en kunnen uitsluitend via kortstondig geldige, ondertekende links worden geopend door u en door bevoegde medewerkers. Wij maken en bewaren de documenten die bij uw aanvraag horen, zoals de bezichtigingsvergunning, de factuur, de huurovereenkomst en het registratiebewijs van de betalingsbevestiging. Documenten zijn voorzien van een verificatiecode, zodat hun echtheid kan worden gecontroleerd.

Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b), AVG, en art. 6, lid 1, onder c), AVG in samenhang met de bewaarplichten van het Duitse handels- en belastingrecht (§ 257 HGB, § 147 AO).

7. Contact en vragen

Als u contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail of telefonisch, verwerken wij uw naam, e-mailadres, uw telefoonnummer indien opgegeven, het onderwerp, de betreffende woning of aanvraag, uw bericht, de taal waarin u schreef en ons antwoord, om uw vraag te beantwoorden.

Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b), AVG voor zover uw vraag betrekking heeft op een huur of een overeenkomst, anders art. 6, lid 1, onder f), AVG (ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen). Vragen worden verwijderd wanneer zij niet langer nodig zijn, uiterlijk drie jaar na het einde van het jaar waarin de zaak werd afgesloten, tenzij wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn.

8. E-mails die wij versturen

Wij versturen transactionele e-mails die noodzakelijk zijn voor uw account en aanvragen, bijvoorbeeld de verificatie van uw e-mailadres, het opnieuw instellen van uw wachtwoord, ontvangstbevestigingen, beslissingen over uw aanvraag, betalingsinstructies en herinneringen, en meldingen over nieuwe documenten. Wij houden een technisch logboek bij van verzonden e-mails (ontvanger, onderwerp, tijdstip, afleverstatus) gedurende 180 dagen om de aflevering te kunnen aantonen en afleverproblemen op te lossen. Wij versturen geen nieuwsbrieven of reclame-e-mails.

Rechtsgrondslag: art. 6, lid 1, onder b), AVG, en art. 6, lid 1, onder f), AVG voor het afleverlogboek.

9. Gebruiksstatistieken (alleen met uw toestemming)

Als u in de cookiebanner analytische cookies toestaat, gebruiken wij twee statistiektools:

• Onze eigen bezoekstatistieken. Een first-party cookie (_fsid, 30 minuten geldig) groepeert de pagina's die u tijdens één bezoek bekijkt. Wij registreren de bekeken pagina's en woningen, zoekopdrachten, favorieten, het starten van een aanvraag, apparaattype, browser, besturingssysteem, het uit uw IP-adres afgeleide land en de stad, de verwijzende website en campagneparameters. Wanneer u bent ingelogd, wordt het bezoek aan uw account gekoppeld. Wij gebruiken dit om te begrijpen welke woningen en pagina's nuttig zijn en om een interessescore te berekenen die ons team helpt bij het prioriteren van aanvragen. De score heeft geen invloed op de beslissing over uw aanvraag. Gebeurtenisgegevens worden na 180 dagen verwijderd.
• Google Analytics 4, een dienst van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Google Analytics gebruikt cookies om te analyseren hoe de website wordt gebruikt. IP-adressen worden ingekort en wij hebben geen advertentiefuncties geactiveerd. Google kan gegevens doorgeven aan Google LLC in de VS; Google LLC is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. Gebeurtenisgegevens worden maximaal 14 maanden bewaard.

Rechtsgrondslag: uw toestemming, § 25, lid 1, TDDDG en art. 6, lid 1, onder a), AVG. U kunt uw toestemming op elk moment met werking voor de toekomst intrekken via de link "Cookie-instellingen" in de voettekst van elke pagina. Zolang u geen toestemming heeft gegeven, is geen van beide tools actief.

10. Dienstverleners en ontvangers

Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken en gebonden zijn aan verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG):

Onze lettertypen worden op onze eigen servers gehost; er wordt geen verbinding met Google Fonts gemaakt. Daarnaast geven wij gegevens alleen door voor zover dit noodzakelijk is voor de huurovereenkomst (de eigenaar van de woning, zie punt 5), wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld aan autoriteiten) of wanneer dit nodig is om rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen (bijvoorbeeld aan advocaten).

11. Doorgifte buiten de EU

Sommige aanbieders zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of kunnen van daaruit toegang tot gegevens hebben. Wij staan een dergelijke doorgifte alleen toe als er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat (bijvoorbeeld het EU-U.S. Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse ondernemingen) of als er passende waarborgen zijn, in het bijzonder de modelcontractbepalingen van de EU (art. 46, lid 2, onder c), AVG). U kunt bij ons een kopie van deze waarborgen opvragen.

12. Hoe lang wij gegevens bewaren

Als gegevens nodig zijn om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, mogen wij ze bewaren totdat de toepasselijke verjaringstermijn is verstreken (in de regel drie jaar).

13. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht op:

• inzage in de persoonsgegevens die wij over u bewaren (art. 15),
• rectificatie van onjuiste gegevens (art. 16),
• gegevenswissing (art. 17) en beperking van de verwerking (art. 18),
• overdraagbaarheid van gegevens in een gestructureerde, gangbare vorm (art. 20),
• bezwaar tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen (art. 21),
• intrekking van uw toestemming op elk moment met werking voor de toekomst (art. 7, lid 3).

Om uw rechten uit te oefenen, schrijft u eenvoudig naar info@vermietfabrik.de. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen.

U heeft bovendien het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG). De voor ons bevoegde autoriteit is: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (de Hamburgse functionaris voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie), Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, Duitsland.

14. Beveiliging

Alle verbindingen met onze website zijn versleuteld (TLS). Wachtwoorden worden opgeslagen als gesalte hashes, de toegang tot het beheergedeelte is beperkt tot bevoegde medewerkers en gevoelige documenten worden bewaard in een afgeschermde opslag die alleen met kortstondig geldige, ondertekende links kan worden geopend. Geen enkel systeem is echter volledig veilig; houd uw wachtwoord geheim en laat het ons onmiddellijk weten als u misbruik van uw account vermoedt.

15. Minderjarigen

Onze diensten zijn bedoeld voor volwassenen. Wij verwerken niet bewust gegevens van personen jonger dan 18 jaar.

16. Wijzigingen van deze verklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze diensten of de wettelijke vereisten veranderen. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina; de datum van de laatste herziening staat hieronder vermeld.