Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique quelles données à caractère personnel nous traitons lorsque vous utilisez vermietfabrik.de, pour quelles raisons, pendant combien de temps nous les conservons et de quels droits vous disposez. Elle s’applique au site web, à l’espace client, aux demandes de location et à toutes les communications qui s’y rapportent.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement au sens du règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD) est :

OSKOREAL Service GmbH (exploitant de Vermietfabrik)

• Langenfelder Straße 71a, 22769 Hamburg, Allemagne
• Registre du commerce : Amtsgericht Hamburg, HRB 137816
• E-mail : info@vermietfabrik.de

Pour toute question relative à la protection des données et pour exercer vos droits, veuillez écrire à info@vermietfabrik.de en indiquant l’objet « Protection des données ». Vous trouverez d’autres informations sur la société dans les mentions légales.

2. Vue d’ensemble

Nous ne traitons des données à caractère personnel que lorsqu’une base juridique le permet. Selon la manière dont vous utilisez nos services, il s’agit notamment des données suivantes :

• Données techniques d’accès chaque fois que vous ouvrez une page (par exemple adresse IP, date et heure, navigateur).
• Données du compte si vous vous inscrivez (nom, adresse e-mail, mot de passe, numéro de téléphone, langue préférée).
• Données de candidature si vous déposez une demande pour un bien (coordonnées et adresse, dates, votre message).
• Données de paiement et documents une fois la demande approuvée (facture, justificatif de paiement, documents de location).
• Données de demande de renseignements si vous nous contactez.
• Statistiques d’utilisation uniquement si vous avez accepté les cookies d’analyse.

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel et ne les utilisons pas pour établir des profils publicitaires.

3. Consultation du site web

Lorsque vous ouvrez notre site web, les serveurs de notre hébergeur traitent automatiquement les données transmises par votre navigateur : adresse IP, date et heure de la requête, page demandée, page de provenance, type et version du navigateur, système d’exploitation et volume de données transférées. Ce traitement est techniquement nécessaire pour fournir le site web et le protéger contre les attaques et les abus.

Afin d’afficher le site web dans une langue appropriée, nous déterminons le pays à partir de l’adresse IP de la requête au moyen d’une base de données hors ligne hébergée sur notre propre serveur. L’adresse IP n’est pas enregistrée à cette fin ; seule la langue choisie est mémorisée dans un cookie.

Base juridique : art. 6, par. 1, point f), du RGPD (notre intérêt légitime à disposer d’un site web sûr et fonctionnel). Les journaux de serveur de l’hébergeur sont supprimés après une courte durée, généralement dans un délai de 30 jours, sauf si un incident doit faire l’objet d’une enquête.

4. Espace client

Pour déposer une demande pour un bien, vous avez besoin d’un espace client. Nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone (facultatif), votre mot de passe (enregistré uniquement sous forme de hachage sécurisé, jamais en clair), votre langue préférée et, dès que vous nous les communiquez, votre adresse et votre pays. Nous confirmons votre adresse e-mail au moyen d’un lien de vérification. Pendant que vous êtes connecté, un cookie de session vous maintient connecté (voir la politique relative aux cookies).

Base juridique : art. 6, par. 1, point b), du RGPD (contrat et mesures précontractuelles). Nous conservons votre compte jusqu’à ce que vous nous demandiez de le supprimer. Vous pouvez demander sa suppression à tout moment par e-mail ; les données que la loi nous oblige à conserver font alors l’objet d’une limitation du traitement et sont supprimées à l’expiration du délai de conservation (voir la section 12).

5. Demandes de location

Lorsque vous déposez une demande pour un bien, nous traitons vos nom et prénom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre adresse de domicile, votre ville, votre code postal, votre pays, la date d’emménagement souhaitée, le rendez-vous de visite que vous avez choisi, votre message facultatif, la date à laquelle vous avez accepté nos conditions, les conditions financières du bien (loyer, dépôt de garantie, montant total dû) ainsi que l’état d’avancement de votre demande.

Nous utilisons ces données pour examiner votre demande, organiser les visites, communiquer avec vous et, si la demande est approuvée, préparer la location. Lorsque cela est nécessaire à la conclusion du bail, nous transmettons les informations requises de la demande au propriétaire du bien. Toutes les décisions relatives aux demandes sont prises par notre personnel ; il n’y a pas de prise de décision automatisée au sens de l’art. 22 du RGPD.

Base juridique : art. 6, par. 1, point b), du RGPD. Veuillez ne fournir que les informations que nous demandons. Ne nous transmettez pas de catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple des données de santé), sauf si nous vous les demandons expressément.

6. Paiement, factures et documents de location

Après l’approbation, nous émettons une facture comportant les coordonnées bancaires pour le virement. Vous pouvez téléverser un justificatif de votre virement (image ou PDF) dans votre espace client. Les justificatifs de paiement et les documents signés sont conservés dans un espace de stockage privé et ne peuvent être ouverts, par vous et par le personnel autorisé, qu’au moyen de liens signés à durée de validité limitée. Nous établissons et conservons les documents relatifs à votre demande, tels que l’autorisation de visite, la facture, le contrat de location et l’attestation de confirmation du paiement. Les documents comportent un code de vérification permettant de contrôler leur authenticité.

Base juridique : art. 6, par. 1, point b), du RGPD, ainsi que art. 6, par. 1, point c), du RGPD en liaison avec les obligations de conservation du droit commercial et fiscal allemand (§ 257 HGB, § 147 AO).

7. Contact et demandes de renseignements

Si vous nous contactez via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone s’il est indiqué, l’objet, le bien ou la demande concernés, votre message, la langue dans laquelle vous avez écrit ainsi que notre réponse, afin de répondre à votre demande.

Base juridique : art. 6, par. 1, point b), du RGPD lorsque votre demande concerne une location ou un contrat, à défaut art. 6, par. 1, point f), du RGPD (notre intérêt légitime à répondre aux demandes). Les demandes sont supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, au plus tard trois ans après la fin de l’année au cours de laquelle l’affaire a été clôturée, sauf obligations légales de conservation.

8. E-mails que nous envoyons

Nous envoyons des e-mails transactionnels nécessaires à votre compte et à vos demandes, par exemple la vérification de l’adresse e-mail, la réinitialisation du mot de passe, l’accusé de réception, les décisions relatives à votre demande, les instructions et rappels de paiement ainsi que les notifications de nouveaux documents. Nous tenons un journal technique des e-mails envoyés (destinataire, objet, heure, statut de remise) pendant 180 jours afin de pouvoir prouver la remise et résoudre les problèmes d’acheminement. Nous n’envoyons ni newsletters ni e-mails publicitaires.

Base juridique : art. 6, par. 1, point b), du RGPD, et art. 6, par. 1, point f), du RGPD pour le journal de remise.

9. Statistiques d’utilisation (uniquement avec votre consentement)

Si vous autorisez l’analyse dans le bandeau cookies, nous utilisons deux outils statistiques :

• Nos propres statistiques de visite. Un cookie propriétaire (_fsid, valable 30 minutes) regroupe les pages que vous consultez au cours d’une visite. Nous enregistrons les pages et les biens consultés, les recherches, les favoris, le début d’une demande, le type d’appareil, le navigateur, le système d’exploitation, le pays et la ville déduits de votre adresse IP, le site web de provenance et les paramètres de campagne. Lorsque vous êtes connecté, la visite est rattachée à votre compte. Nous utilisons ces données pour comprendre quels biens et quelles pages sont utiles et pour calculer un score d’intérêt qui aide notre équipe à hiérarchiser les demandes. Ce score n’a aucune influence sur la décision relative à votre demande. Les données d’événements sont supprimées après 180 jours.
• Google Analytics 4, un service de Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Google Analytics utilise des cookies pour analyser l’utilisation du site web. Les adresses IP sont tronquées et nous n’avons pas activé les fonctions publicitaires. Google peut transférer des données à Google LLC aux États-Unis ; Google LLC est certifiée au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework). Les données d’événements sont conservées pendant 14 mois au maximum.

Base juridique : votre consentement, § 25, al. 1, TDDDG et art. 6, par. 1, point a), du RGPD. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, avec effet pour l’avenir, au moyen du lien « Paramètres des cookies » figurant dans le pied de page de chaque page. Tant que vous n’avez pas donné votre consentement, aucun des deux outils n’est actif.

10. Prestataires de services et destinataires

Nous faisons appel à des prestataires de services soigneusement sélectionnés qui traitent des données pour notre compte et sont liés par des contrats de sous-traitance (art. 28 du RGPD) :

Nos polices de caractères sont hébergées sur nos propres serveurs ; aucune connexion à Google Fonts n’est établie. Au-delà, nous ne transmettons des données que lorsque cela est nécessaire à la location (au propriétaire du bien, voir la section 5), lorsque nous y sommes légalement tenus (par exemple envers les autorités) ou lorsque cela est requis pour la constatation ou la défense de droits en justice (par exemple envers des avocats).

11. Transferts hors de l’UE

Certains prestataires sont établis en dehors de l’Espace économique européen ou peuvent accéder aux données depuis l’extérieur de celui-ci. Nous n’autorisons de tels transferts que s’il existe une décision d’adéquation de la Commission européenne (par exemple le cadre de protection des données UE-États-Unis pour les entreprises américaines certifiées) ou si des garanties appropriées sont en place, en particulier les clauses contractuelles types de l’UE (art. 46, par. 2, point c), du RGPD). Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

12. Durée de conservation des données

Si des données sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, nous pouvons les conserver jusqu’à l’expiration du délai de prescription applicable (en règle générale trois ans).

13. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• accès aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet (art. 15),
• rectification des données inexactes (art. 16),
• effacement (art. 17) et limitation du traitement (art. 18),
• portabilité des données dans un format structuré et couramment utilisé (art. 20),
• opposition au traitement fondé sur nos intérêts légitimes (art. 21),
• retrait de votre consentement à tout moment avec effet pour l’avenir (art. 7, par. 3).

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’écrire à info@vermietfabrik.de. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données (art. 77 du RGPD). L’autorité compétente à notre égard est : Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (le commissaire de Hambourg à la protection des données et à la liberté d’information), Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, Allemagne.

14. Sécurité

Toutes les connexions à notre site web sont chiffrées (TLS). Les mots de passe sont stockés sous forme de hachages salés, l’accès à l’espace d’administration est réservé au personnel autorisé et les documents sensibles sont conservés dans un espace de stockage privé qui ne peut être ouvert qu’au moyen de liens signés à durée de validité limitée. Aucun système n’est toutefois totalement sûr ; veuillez garder votre mot de passe confidentiel et nous informer immédiatement si vous soupçonnez une utilisation abusive de votre compte.

15. Mineurs

Nos services s’adressent aux personnes majeures. Nous ne traitons pas sciemment de données de personnes âgées de moins de 18 ans.

16. Modifications de la présente politique

Nous mettons à jour la présente politique de confidentialité lorsque nos services ou les exigences légales évoluent. La version en vigueur est toujours disponible sur cette page ; la date de la dernière révision est indiquée ci-dessous.