Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von vermietfabrik.de verarbeiten, zu welchen Zwecken, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für die Website, das Kundenkonto, Mietbewerbungen und die gesamte damit verbundene Kommunikation.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

OSKOREAL Service GmbH (Betreiberin von Vermietfabrik)

• Langenfelder Straße 71a, 22769 Hamburg, Deutschland
• Handelsregister: Amtsgericht Hamburg, HRB 137816
• E-Mail: info@vermietfabrik.de

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie uns bitte an info@vermietfabrik.de mit dem Betreff „Datenschutz“. Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie im Impressum.

2. Überblick

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies erlaubt. Je nachdem, wie Sie unsere Leistungen nutzen, sind dies:

• Technische Zugriffsdaten bei jedem Seitenaufruf (zum Beispiel IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser).
• Kontodaten, wenn Sie sich registrieren (Name, E-Mail-Adresse, Passwort, Telefonnummer, bevorzugte Sprache).
• Bewerbungsdaten, wenn Sie sich für eine Immobilie bewerben (Kontakt- und Adressdaten, Termine, Ihre Nachricht).
• Zahlungs- und Dokumentendaten, sobald eine Bewerbung angenommen wurde (Rechnung, Zahlungsnachweis, Mietunterlagen).
• Anfragedaten, wenn Sie uns kontaktieren.
• Nutzungsstatistiken nur, wenn Sie Analyse-Cookies zugestimmt haben.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen sie nicht für Werbeprofile.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeiten die Server unseres Hosting-Anbieters automatisch die Daten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem und die übertragene Datenmenge. Dies ist technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und sie vor Angriffen und Missbrauch zu schützen.

Um die Website in einer passenden Sprache anzuzeigen, ermitteln wir das Land aus der IP-Adresse der Anfrage mithilfe einer Offline-Datenbank auf unserem eigenen Server. Die IP-Adresse wird hierfür nicht gespeichert; lediglich die gewählte Sprache wird in einem Cookie gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Website). Server-Logs des Hosting-Anbieters werden nach kurzer Zeit gelöscht, in der Regel innerhalb von 30 Tagen, sofern kein Sicherheitsvorfall aufgeklärt werden muss.

4. Kundenkonto

Für eine Bewerbung benötigen Sie ein Kundenkonto. Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (optional), Ihr Passwort (ausschließlich als sicherer Hash gespeichert, nie im Klartext), Ihre bevorzugte Sprache sowie, sobald Sie sie angeben, Ihre Anschrift und Ihr Land. Ihre E-Mail-Adresse bestätigen wir über einen Verifizierungslink. Solange Sie angemeldet sind, hält ein Sitzungs-Cookie Sie eingeloggt (siehe Cookie-Richtlinie).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen). Wir speichern Ihr Konto, bis Sie uns um Löschung bitten. Sie können die Löschung jederzeit per E-Mail verlangen; Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen, werden dann gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht (siehe Abschnitt 12).

5. Mietbewerbungen

Wenn Sie sich für eine Immobilie bewerben, verarbeiten wir Ihren vollständigen Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnanschrift, Stadt, Postleitzahl, Ihr Land, Ihr gewünschtes Einzugsdatum, den gewählten Besichtigungstermin, Ihre optionale Nachricht, das Datum, an dem Sie unsere Bedingungen akzeptiert haben, die finanziellen Konditionen der Immobilie (Miete, Kaution, fälliger Gesamtbetrag) sowie den Bearbeitungsstand Ihrer Bewerbung.

Wir nutzen diese Daten, um Ihre Bewerbung zu prüfen, Besichtigungen zu organisieren, mit Ihnen zu kommunizieren und im Fall einer Zusage das Mietverhältnis vorzubereiten. Soweit dies für den Abschluss des Mietverhältnisses erforderlich ist, übermitteln wir die notwendigen Bewerbungsdaten an den Eigentümer der Immobilie. Alle Entscheidungen über Bewerbungen treffen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bitte geben Sie nur die Informationen an, die wir abfragen. Senden Sie uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (zum Beispiel Gesundheitsdaten), sofern wir diese nicht ausdrücklich anfordern.

6. Zahlung, Rechnungen und Mietunterlagen

Nach der Zusage stellen wir eine Rechnung mit den Bankdaten für die Überweisung aus. In Ihrem Kundenkonto können Sie einen Nachweis Ihrer Überweisung (Bild oder PDF) hochladen. Zahlungsnachweise und unterschriebene Dokumente werden in einem privaten Speicherbereich abgelegt und können nur über kurzlebige, signierte Links von Ihnen und von berechtigten Mitarbeitenden geöffnet werden. Wir erstellen und speichern die zu Ihrer Bewerbung gehörenden Dokumente wie Besichtigungsberechtigung, Rechnung, Mietvertrag und Zahlungsbestätigung. Die Dokumente tragen einen Prüfcode, mit dem ihre Echtheit überprüft werden kann.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).

7. Kontakt und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihre Telefonnummer, das Anliegen, die betroffene Immobilie oder Bewerbung, Ihre Nachricht, die Sprache, in der Sie geschrieben haben, und unsere Antwort, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage eine Anmietung oder einen Vertrag betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Anfragen werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Anliegen abgeschlossen wurde, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. E-Mails, die wir versenden

Wir versenden Transaktions-E-Mails, die für Ihr Konto und Ihre Bewerbungen erforderlich sind, zum Beispiel zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts, als Eingangsbestätigung, zu Entscheidungen über Ihre Bewerbung, mit Zahlungsinformationen und Erinnerungen sowie Hinweise auf neue Dokumente. Ein technisches Protokoll der versendeten E-Mails (Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Zustellstatus) speichern wir 180 Tage, um die Zustellung nachweisen und Zustellprobleme beheben zu können. Newsletter oder Werbe-E-Mails versenden wir nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Zustellprotokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Nutzungsstatistiken (nur mit Ihrer Einwilligung)

Wenn Sie im Cookie-Banner Analysen erlauben, setzen wir zwei Statistikwerkzeuge ein:

• Eigene Besuchsstatistik. Ein eigenes Cookie (_fsid, 30 Minuten gültig) fasst die Seiten zusammen, die Sie während eines Besuchs aufrufen. Wir erfassen die aufgerufenen Seiten und Immobilien, Suchen, Favoriten, den Beginn einer Bewerbung, Gerätetyp, Browser, Betriebssystem, das aus Ihrer IP-Adresse abgeleitete Land und die Stadt, die verweisende Website sowie Kampagnenparameter. Wenn Sie angemeldet sind, wird der Besuch mit Ihrem Konto verknüpft. Wir nutzen dies, um zu verstehen, welche Immobilien und Seiten hilfreich sind, und um einen Interessenwert zu berechnen, der unserem Team hilft, Anfragen zu priorisieren. Dieser Wert hat keinen Einfluss auf die Entscheidung über Ihre Bewerbung. Ereignisdaten werden nach 180 Tagen gelöscht.
• Google Analytics 4, ein Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies, um die Nutzung der Website zu analysieren. IP-Adressen werden gekürzt, Werbefunktionen haben wir nicht aktiviert. Google kann Daten an die Google LLC in den USA übermitteln; die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Ereignisdaten werden höchstens 14 Monate gespeichert.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile jeder Seite widerrufen. Bis Sie einwilligen, ist keines der beiden Werkzeuge aktiv.

10. Dienstleister und Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten und an Auftragsverarbeitungsverträge gebunden sind (Art. 28 DSGVO):

Unsere Schriftarten werden auf unseren eigenen Servern bereitgestellt; eine Verbindung zu Google Fonts findet nicht statt. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, soweit dies für das Mietverhältnis erforderlich ist (an den Eigentümer der Immobilie, siehe Abschnitt 5), wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (zum Beispiel gegenüber Behörden) oder es zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist (zum Beispiel gegenüber Rechtsanwälten).

11. Übermittlungen in Länder außerhalb der EU

Einige Anbieter haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder können von dort auf Daten zugreifen. Solche Übermittlungen lassen wir nur zu, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht (zum Beispiel das EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte US-Unternehmen) oder geeignete Garantien vorliegen, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie dieser Garantien können Sie bei uns anfordern.

12. Speicherdauer

Werden Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, können wir sie bis zum Ablauf der jeweiligen Verjährungsfrist (in der Regel drei Jahre) aufbewahren.

13. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unseren berechtigten Interessen beruhen (Art. 21),
• Widerruf Ihrer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@vermietfabrik.de. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, Deutschland.

14. Sicherheit

Alle Verbindungen zu unserer Website sind verschlüsselt (TLS). Passwörter werden als gesalzene Hashes gespeichert, der Zugang zum Verwaltungsbereich ist auf berechtigte Mitarbeitende beschränkt, und sensible Dokumente liegen in einem privaten Speicher, der nur mit kurzlebigen, signierten Links geöffnet werden kann. Kein System ist jedoch vollständig sicher; bitte halten Sie Ihr Passwort geheim und informieren Sie uns umgehend, wenn Sie einen Missbrauch Ihres Kontos vermuten.

15. Minderjährige

Unsere Leistungen richten sich an Volljährige. Wir verarbeiten nicht wissentlich Daten von Personen unter 18 Jahren.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite abrufbar; das Datum der letzten Änderung finden Sie unten.