Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jaké osobní údaje zpracováváme, když používáte vermietfabrik.de, proč tak činíme, jak dlouho je uchováváme a jaká máte práva. Vztahují se na webové stránky, zákaznický účet, žádosti o pronájem a veškerou související komunikaci.

1. Správce

Správcem ve smyslu obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) je:

OSKOREAL Service GmbH (provozovatel Vermietfabrik)

• Langenfelder Straße 71a, 22769 Hamburg, Německo
• Obchodní rejstřík: Amtsgericht Hamburg, HRB 137816
• E-mail: info@vermietfabrik.de

Se všemi dotazy týkajícími se ochrany osobních údajů a k uplatnění svých práv nám prosím pište na info@vermietfabrik.de s předmětem „Ochrana osobních údajů“. Další údaje o společnosti naleznete v tiráži.

2. Přehled

Osobní údaje zpracováváme pouze tehdy, pokud to umožňuje právní základ. V závislosti na tom, jak naše služby využíváte, jde o:

• Technické údaje o přístupu při každém otevření stránky (například IP adresa, datum a čas, prohlížeč).
• Údaje o účtu, pokud se zaregistrujete (jméno, e-mailová adresa, heslo, telefonní číslo, preferovaný jazyk).
• Údaje ze žádosti, pokud podáte žádost o nemovitost (kontaktní a adresní údaje, termíny, Vaše zpráva).
• Platební údaje a údaje o dokumentech, jakmile je žádost schválena (faktura, potvrzení o platbě, nájemní dokumenty).
• Údaje z dotazů, pokud nás kontaktujete.
• Statistiky používání, pouze pokud jste souhlasili s analytickými cookies.

Osobní údaje neprodáváme a nepoužíváme je k vytváření reklamních profilů.

3. Návštěva webových stránek

Když otevřete naše webové stránky, servery našeho poskytovatele hostingu automaticky zpracovávají údaje, které odesílá Váš prohlížeč: IP adresu, datum a čas požadavku, požadovanou stránku, odkazující stránku, typ a verzi prohlížeče, operační systém a objem přenesených dat. To je technicky nezbytné k zobrazení webových stránek a k jejich ochraně před útoky a zneužitím.

Abychom mohli webové stránky zobrazit ve vhodném jazyce, určujeme zemi z IP adresy požadavku pomocí offline databáze na našem vlastním serveru. IP adresa se k tomuto účelu neukládá; v cookie se uchovává pouze zvolený jazyk.

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (náš oprávněný zájem na bezpečných a funkčních webových stránkách). Serverové protokoly poskytovatele hostingu jsou mazány po krátké době, zpravidla do 30 dnů, pokud není nutné prošetřit nějaký incident.

4. Zákaznický účet

K podání žádosti o nemovitost potřebujete zákaznický účet. Zpracováváme Vaše jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo (nepovinné), Vaše heslo (ukládané pouze jako bezpečný hash, nikdy jako prostý text), Váš preferovaný jazyk a, jakmile je uvedete, Vaši adresu a zemi. Vaši e-mailovou adresu ověřujeme pomocí ověřovacího odkazu. Po dobu, kdy jste přihlášeni, Vás udržuje přihlášené relační cookie (viz zásady používání cookies).

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (smlouva a předsmluvní kroky). Váš účet uchováváme, dokud nepožádáte o jeho smazání. O smazání můžete kdykoli požádat e-mailem; údaje, které jsme ze zákona povinni uchovávat, jsou poté omezeny a smazány po uplynutí doby uchovávání (viz oddíl 12).

5. Žádosti o pronájem

Když podáte žádost o nemovitost, zpracováváme Vaše celé jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, adresu bydliště, město, PSČ, zemi, preferované datum nastěhování, zvolený termín prohlídky, Vaši nepovinnou zprávu, datum, kdy jste přijali naše podmínky, finanční podmínky nemovitosti (nájemné, kauce, celková dlužná částka) a průběh Vaší žádosti.

Tyto údaje používáme k posouzení Vaší žádosti, k organizaci prohlídek, ke komunikaci s Vámi a v případě schválení žádosti k přípravě nájmu. Pokud je to nezbytné k uzavření nájemní smlouvy, předáváme potřebné údaje ze žádosti vlastníkovi nemovitosti. Veškerá rozhodnutí o žádostech činí naši zaměstnanci; nedochází k automatizovanému rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Uvádějte prosím pouze informace, o které žádáme. Nezasílejte nám zvláštní kategorie osobních údajů (například údaje o zdravotním stavu), pokud o ně výslovně nepožádáme.

6. Platby, faktury a nájemní dokumenty

Po schválení vystavíme fakturu s bankovními údaji pro převod. Potvrzení o svém převodu (obrázek nebo PDF) můžete nahrát ve svém zákaznickém účtu. Potvrzení o platbě a podepsané dokumenty jsou uloženy v soukromém úložišti a můžete je otevřít pouze Vy a oprávnění zaměstnanci prostřednictvím krátkodobě platných podepsaných odkazů. Vytváříme a uchováváme dokumenty náležející k Vaší žádosti, jako je povolení k prohlídce, faktura, nájemní smlouva a záznam o potvrzení platby. Dokumenty nesou ověřovací kód, aby bylo možné ověřit jejich pravost.

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení s povinnostmi uchovávání podle německého obchodního a daňového práva (§ 257 HGB, § 147 AO).

7. Kontakt a dotazy

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailem nebo telefonicky, zpracováváme za účelem odpovědi na Váš dotaz Vaše jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, pokud jste jej uvedli, téma, dotčenou nemovitost nebo žádost, Vaši zprávu, jazyk, ve kterém jste psali, a naši odpověď.

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud se Váš dotaz týká pronájmu nebo smlouvy, jinak čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (náš oprávněný zájem na zodpovídání dotazů). Dotazy jsou smazány, jakmile již nejsou potřeba, nejpozději tři roky po skončení roku, v němž byla záležitost uzavřena, pokud se neuplatní zákonné povinnosti uchovávání.

8. E-maily, které zasíláme

Zasíláme transakční e-maily, které jsou nezbytné pro Váš účet a žádosti, například ověření e-mailové adresy, obnovení hesla, potvrzení přijetí, rozhodnutí o Vaší žádosti, platební pokyny a upomínky a oznámení o nových dokumentech. Technický protokol odeslaných e-mailů (příjemce, předmět, čas, stav doručení) uchováváme po dobu 180 dnů, abychom mohli prokázat doručení a řešit problémy s doručováním. Nezasíláme newslettery ani reklamní e-maily.

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a pro protokol doručení čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

9. Statistiky používání (pouze s Vaším souhlasem)

Pokud v cookie liště povolíte analytiku, používáme dva statistické nástroje:

• Naše vlastní statistiky návštěv. Cookie první strany (_fsid, platné 30 minut) seskupuje stránky, které si prohlédnete během jedné návštěvy. Zaznamenáváme zobrazené stránky a nemovitosti, vyhledávání, oblíbené položky, zahájení žádosti, typ zařízení, prohlížeč, operační systém, zemi a město odvozené z Vaší IP adresy, odkazující webovou stránku a parametry kampaně. Pokud jste přihlášeni, návštěva je propojena s Vaším účtem. Používáme to k pochopení, které nemovitosti a stránky jsou užitečné, a k výpočtu skóre zájmu, které našemu týmu pomáhá stanovit priority dotazů. Skóre nemá žádný vliv na rozhodnutí o Vaší žádosti. Údaje o událostech jsou smazány po 180 dnech.
• Google Analytics 4, služba společnosti Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko. Google Analytics používá cookies k analýze toho, jak jsou webové stránky používány. IP adresy jsou zkracovány a reklamní funkce jsme neaktivovali. Google může předávat údaje společnosti Google LLC v USA; Google LLC je certifikována v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework (rámec pro ochranu osobních údajů mezi EU a USA). Údaje o událostech jsou uchovávány nejvýše 14 měsíců.

Právní základ: Váš souhlas, § 25 odst. 1 TDDDG a čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Svůj souhlas můžete kdykoli s účinkem do budoucna odvolat pomocí odkazu „Nastavení cookies“ v zápatí každé stránky. Dokud souhlas neudělíte, není aktivní žádný z obou nástrojů.

10. Poskytovatelé služeb a příjemci

Využíváme pečlivě vybrané poskytovatele služeb, kteří zpracovávají údaje naším jménem a jsou vázáni smlouvami o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR):

Naše písma jsou hostována na našich vlastních serverech; k Google Fonts se nenavazuje žádné spojení. Kromě toho předáváme údaje pouze tehdy, je-li to nezbytné pro nájem (vlastníkovi nemovitosti, viz oddíl 5), jsme-li k tomu ze zákona povinni (například orgánům veřejné moci), nebo je-li to nutné k určení nebo obhajobě právních nároků (například advokátům).

11. Předávání mimo EU

Někteří poskytovatelé sídlí mimo Evropský hospodářský prostor nebo mohou odtud k údajům přistupovat. Takové předávání povolujeme pouze tehdy, existuje-li rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (například EU-U.S. Data Privacy Framework pro certifikované americké společnosti) nebo jsou-li zavedeny vhodné záruky, zejména standardní smluvní doložky EU (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR). Kopii těchto záruk si od nás můžete vyžádat.

12. Jak dlouho údaje uchováváme

Pokud jsou údaje potřebné k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků, můžeme je uchovávat až do uplynutí příslušné promlčecí lhůty (zpravidla tři roky).

13. Vaše práva

Podle GDPR máte právo na:

• přístup k osobním údajům, které o Vás uchováváme (čl. 15),
• opravu nepřesných údajů (čl. 16),
• výmaz (čl. 17) a omezení zpracování (čl. 18),
• přenositelnost údajů ve strukturovaném, běžně používaném formátu (čl. 20),
• vznesení námitky proti zpracování založenému na našich oprávněných zájmech (čl. 21),
• odvolání souhlasu kdykoli s účinkem do budoucna (čl. 7 odst. 3).

K uplatnění svých práv nám jednoduše napište na info@vermietfabrik.de. Můžeme Vás požádat o ověření Vaší totožnosti.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR). Úřadem příslušným pro nás je: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Hamburský zmocněnec pro ochranu osobních údajů a svobodu informací), Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, Německo.

14. Bezpečnost

Veškerá spojení s našimi webovými stránkami jsou šifrována (TLS). Hesla jsou ukládána jako solené hashe, přístup do administrace je omezen na oprávněné zaměstnance a citlivé dokumenty jsou uchovávány v soukromém úložišti, které lze otevřít pouze pomocí krátkodobě platných podepsaných odkazů. Žádný systém však není zcela bezpečný; uchovávejte prosím své heslo v tajnosti a okamžitě nám oznamte, pokud máte podezření na zneužití svého účtu.

15. Nezletilé osoby

Naše služby jsou určeny zletilým osobám. Vědomě nezpracováváme údaje osob mladších 18 let.

16. Změny těchto zásad

Tyto zásady ochrany osobních údajů aktualizujeme, když se změní naše služby nebo právní požadavky. Aktuální verze je vždy k dispozici na této stránce; datum poslední revize je uvedeno níže.