Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy, gdy korzystają Państwo z vermietfabrik.de, w jakim celu to robimy, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Państwu przysługują. Dotyczy ona strony internetowej, konta klienta, wniosków o najem oraz całej związanej z nimi komunikacji.

1. Administrator

Administratorem w rozumieniu ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych (RODO) jest:

OSKOREAL Service GmbH (operator Vermietfabrik)

• Langenfelder Straße 71a, 22769 Hamburg, Niemcy
• Rejestr handlowy: Amtsgericht Hamburg, HRB 137816
• E-mail: info@vermietfabrik.de

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych oraz w celu wykonania przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt pod adresem info@vermietfabrik.de z tematem „Ochrona danych”. Dalsze informacje o spółce znajdują się w nocie prawnej.

2. Przegląd

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy zezwala na to podstawa prawna. W zależności od sposobu korzystania z naszych usług obejmuje to:

• Techniczne dane dostępowe przy każdym otwarciu strony (na przykład adres IP, data i godzina, przeglądarka).
• Dane konta, jeśli zarejestrują się Państwo (imię i nazwisko, adres e-mail, hasło, numer telefonu, preferowany język).
• Dane wniosku, jeśli złożą Państwo wniosek o najem nieruchomości (dane kontaktowe i adresowe, daty, Państwa wiadomość).
• Dane płatności i dokumentów po zatwierdzeniu wniosku (faktura, potwierdzenie płatności, dokumenty najmu).
• Dane zapytań, jeśli skontaktują się Państwo z nami.
• Statystyki korzystania wyłącznie wtedy, gdy wyrazili Państwo zgodę na analityczne pliki cookie.

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wykorzystujemy ich do tworzenia profili reklamowych.

3. Odwiedziny strony internetowej

Gdy otwierają Państwo naszą stronę, serwery naszego dostawcy hostingu automatycznie przetwarzają dane przesyłane przez Państwa przeglądarkę: adres IP, datę i godzinę żądania, żądaną stronę, stronę odsyłającą, typ i wersję przeglądarki, system operacyjny oraz ilość przesłanych danych. Jest to technicznie niezbędne do udostępnienia strony oraz jej ochrony przed atakami i nadużyciami.

Aby wyświetlić stronę w odpowiednim języku, ustalamy kraj na podstawie adresu IP żądania za pomocą bazy danych offline na naszym własnym serwerze. Adres IP nie jest w tym celu zapisywany; w pliku cookie zapamiętywany jest wyłącznie wybrany język.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym i sprawnie działającym serwisie). Logi serwera dostawcy hostingu są usuwane po krótkim czasie, zwykle w ciągu 30 dni, chyba że konieczne jest zbadanie incydentu.

4. Konto klienta

Aby złożyć wniosek o najem nieruchomości, potrzebują Państwo konta klienta. Przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), hasło (przechowywane wyłącznie w postaci bezpiecznego skrótu, nigdy jawnym tekstem), preferowany język oraz, po ich podaniu, adres i kraj. Adres e-mail potwierdzamy za pomocą linku weryfikacyjnego. Gdy są Państwo zalogowani, sesyjny plik cookie utrzymuje Państwa zalogowanie (zob. politykę plików cookie).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa i działania przed zawarciem umowy). Przechowujemy Państwa konto do czasu, aż poproszą nas Państwo o jego usunięcie. O usunięcie mogą Państwo wnioskować w dowolnym momencie drogą e-mailową; dane, które musimy przechowywać na mocy prawa, są wówczas objęte ograniczeniem przetwarzania i usuwane po upływie okresu przechowywania (zob. pkt 12).

5. Wnioski o najem

Gdy składają Państwo wniosek o najem nieruchomości, przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, miejscowość, kod pocztowy, kraj, preferowaną datę wprowadzenia się, wybrany termin oględzin, opcjonalną wiadomość, datę akceptacji naszego regulaminu, warunki finansowe nieruchomości (czynsz, kaucja, łączna kwota do zapłaty) oraz postęp rozpatrywania wniosku.

Wykorzystujemy te dane do rozpatrzenia Państwa wniosku, organizacji oględzin, komunikacji z Państwem oraz, w przypadku zatwierdzenia wniosku, do przygotowania najmu. Jeżeli jest to niezbędne do zawarcia umowy najmu, przekazujemy niezbędne dane z wniosku właścicielowi nieruchomości. Wszystkie decyzje dotyczące wniosków podejmują nasi pracownicy; nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Prosimy o podawanie wyłącznie informacji, o które prosimy. Prosimy nie przesyłać nam szczególnych kategorii danych osobowych (na przykład danych dotyczących zdrowia), chyba że wyraźnie o nie poprosimy.

6. Płatność, faktury i dokumenty najmu

Po zatwierdzeniu wystawiamy fakturę z danymi bankowymi do przelewu. Potwierdzenie przelewu (obraz lub plik PDF) mogą Państwo przesłać w swoim koncie klienta. Potwierdzenia płatności i podpisane dokumenty są przechowywane w prywatnym obszarze przechowywania i mogą być otwierane wyłącznie przez Państwa oraz upoważnionych pracowników za pomocą krótkotrwałych, podpisanych linków. Tworzymy i przechowujemy dokumenty związane z Państwa wnioskiem, takie jak zezwolenie na oględziny, faktura, umowa najmu oraz zapis potwierdzenia płatności. Dokumenty zawierają kod weryfikacyjny, dzięki któremu można sprawdzić ich autentyczność.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami przechowywania wynikającymi z niemieckiego prawa handlowego i podatkowego (§ 257 HGB, § 147 AO).

7. Kontakt i zapytania

Jeśli skontaktują się Państwo z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-mailem lub telefonicznie, przetwarzamy Państwa imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, jeśli został podany, temat, nieruchomość lub wniosek, których sprawa dotyczy, Państwa wiadomość, język, w którym Państwo napisali, oraz naszą odpowiedź, aby odpowiedzieć na zapytanie.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli zapytanie dotyczy najmu lub umowy, w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes w udzielaniu odpowiedzi na zapytania). Zapytania są usuwane, gdy przestają być potrzebne, najpóźniej trzy lata po zakończeniu roku, w którym sprawa została zamknięta, chyba że obowiązują ustawowe obowiązki przechowywania.

8. Wysyłane przez nas wiadomości e-mail

Wysyłamy wiadomości transakcyjne niezbędne do obsługi Państwa konta i wniosków, na przykład weryfikację adresu e-mail, resetowanie hasła, potwierdzenie otrzymania, decyzje dotyczące wniosku, instrukcje płatności i przypomnienia oraz powiadomienia o nowych dokumentach. Przez 180 dni prowadzimy techniczny rejestr wysłanych wiadomości (odbiorca, temat, czas, status doręczenia), aby móc wykazać doręczenie i rozwiązywać problemy z doręczeniem. Nie wysyłamy newsletterów ani wiadomości reklamowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do rejestru doręczeń.

9. Statystyki korzystania (wyłącznie za Państwa zgodą)

Jeśli zezwolą Państwo na analitykę w banerze cookie, korzystamy z dwóch narzędzi statystycznych:

• Własne statystyki odwiedzin. Plik cookie własny (_fsid, ważny 30 minut) grupuje strony wyświetlone podczas jednej wizyty. Rejestrujemy wyświetlone strony i nieruchomości, wyszukiwania, ulubione, rozpoczęcie wniosku, typ urządzenia, przeglądarkę, system operacyjny, kraj i miasto ustalone na podstawie adresu IP, stronę odsyłającą oraz parametry kampanii. Gdy są Państwo zalogowani, wizyta jest powiązana z Państwa kontem. Wykorzystujemy te dane, aby zrozumieć, które nieruchomości i strony są przydatne, oraz aby obliczyć wskaźnik zainteresowania, który pomaga naszemu zespołowi ustalać priorytety zapytań. Wskaźnik ten nie ma wpływu na decyzję w sprawie Państwa wniosku. Dane o zdarzeniach są usuwane po 180 dniach.
• Google Analytics 4, usługa Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. Google Analytics wykorzystuje pliki cookie do analizy sposobu korzystania ze strony. Adresy IP są skracane, a funkcje reklamowe nie zostały przez nas aktywowane. Google może przekazywać dane do Google LLC w USA; Google LLC posiada certyfikację w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework (Ramy ochrony danych UE-USA). Dane o zdarzeniach są przechowywane maksymalnie przez 14 miesięcy.

Podstawa prawna: Państwa zgoda, § 25 ust. 1 TDDDG oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość za pomocą linku „Ustawienia plików cookie” w stopce każdej strony. Dopóki nie wyrażą Państwo zgody, żadne z tych narzędzi nie jest aktywne.

10. Usługodawcy i odbiorcy

Korzystamy ze starannie wybranych usługodawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu i są związani umowami powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO):

Nasze czcionki są hostowane na naszych własnych serwerach; nie jest nawiązywane połączenie z Google Fonts. Poza tym przekazujemy dane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji najmu (właściciel nieruchomości, zob. pkt 5), gdy jesteśmy do tego zobowiązani prawnie (na przykład wobec organów) lub gdy jest to konieczne do ustalenia lub obrony roszczeń (na przykład wobec prawników).

11. Przekazywanie danych poza UE

Niektórzy usługodawcy mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub mogą mieć stamtąd dostęp do danych. Zezwalamy na takie przekazywanie wyłącznie wtedy, gdy istnieje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (na przykład EU-U.S. Data Privacy Framework dla certyfikowanych przedsiębiorstw amerykańskich) lub gdy zastosowano odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne UE (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Mogą Państwo zażądać od nas kopii tych zabezpieczeń.

12. Jak długo przechowujemy dane

Jeżeli dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, możemy je przechowywać do upływu właściwego okresu przedawnienia (co do zasady trzy lata).

13. Państwa prawa

Na podstawie RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do danych osobowych, które o Państwu przechowujemy (art. 15),
• sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16),
• usunięcia danych (art. 17) oraz ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie (art. 20),
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach (art. 21),
• wycofania zgody w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3).

Aby skorzystać ze swoich praw, wystarczy napisać na adres info@vermietfabrik.de. Możemy poprosić Państwa o potwierdzenie tożsamości.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych (art. 77 RODO). Organem właściwym dla nas jest: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Hamburski Pełnomocnik ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji), Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, Niemcy.

14. Bezpieczeństwo

Wszystkie połączenia z naszą stroną są szyfrowane (TLS). Hasła są przechowywane w postaci solonych skrótów, dostęp do obszaru administracyjnego jest ograniczony do upoważnionych pracowników, a poufne dokumenty są przechowywane w prywatnym magazynie, który można otworzyć wyłącznie za pomocą krótkotrwałych, podpisanych linków. Żaden system nie jest jednak całkowicie bezpieczny; prosimy zachować hasło w tajemnicy i niezwłocznie nas poinformować, jeśli podejrzewają Państwo nadużycie swojego konta.

15. Osoby niepełnoletnie

Nasze usługi są przeznaczone dla osób pełnoletnich. Nie przetwarzamy świadomie danych osób poniżej 18. roku życia.

16. Zmiany niniejszej polityki

Aktualizujemy niniejszą politykę prywatności, gdy zmieniają się nasze usługi lub wymogi prawne. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie; data ostatniej aktualizacji jest podana poniżej.