Informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy spiega quali dati personali trattiamo quando Lei utilizza vermietfabrik.de, per quale motivo lo facciamo, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti Le spettano. Si applica al sito web, all’account cliente, alle domande di locazione e a tutte le comunicazioni correlate.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (RGPD) è:

OSKOREAL Service GmbH (gestore di Vermietfabrik)

• Langenfelder Straße 71a, 22769 Hamburg, Germania
• Registro delle imprese: Amtsgericht Hamburg, HRB 137816
• E-mail: info@vermietfabrik.de

Per qualsiasi domanda sulla protezione dei dati e per esercitare i Suoi diritti, La preghiamo di scrivere a info@vermietfabrik.de indicando come oggetto «Protezione dei dati». Ulteriori informazioni sulla società sono disponibili nelle note legali.

2. Panoramica

Trattiamo dati personali solo quando una base giuridica lo consente. A seconda di come Lei utilizza i nostri servizi, ciò comprende:

• Dati tecnici di accesso ogni volta che apre una pagina (ad esempio indirizzo IP, data e ora, browser).
• Dati dell’account se si registra (nome, indirizzo e-mail, password, numero di telefono, lingua preferita).
• Dati della domanda se presenta domanda per un immobile (dati di contatto e indirizzo, date, il Suo messaggio).
• Dati di pagamento e documenti una volta approvata la domanda (fattura, conferma di pagamento, documenti di locazione).
• Dati delle richieste se ci contatta.
• Statistiche di utilizzo solo se ha acconsentito ai cookie analitici.

Non vendiamo dati personali e non li utilizziamo per creare profili pubblicitari.

3. Visita del sito web

Quando apre il nostro sito web, i server del nostro fornitore di hosting trattano automaticamente i dati trasmessi dal Suo browser: indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta, pagina di provenienza, tipo e versione del browser, sistema operativo e quantità di dati trasferiti. Ciò è tecnicamente necessario per fornire il sito web e proteggerlo da attacchi e abusi.

Per mostrare il sito web in una lingua adeguata, determiniamo il paese in base all’indirizzo IP della richiesta mediante un database offline presente sul nostro server. L’indirizzo IP non viene memorizzato a tale scopo; in un cookie viene memorizzata soltanto la lingua scelta.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) RGPD (nostro legittimo interesse a disporre di un sito web sicuro e funzionante). I log del server del fornitore di hosting vengono cancellati dopo un breve periodo, di norma entro 30 giorni, salvo che si debba indagare su un incidente.

4. Account cliente

Per presentare domanda per un immobile è necessario un account cliente. Trattiamo il Suo nome, indirizzo e-mail, numero di telefono (facoltativo), la Sua password (memorizzata esclusivamente come hash sicuro, mai in chiaro), la Sua lingua preferita e, una volta che ce li fornisce, il Suo indirizzo e il Suo paese. Confermiamo il Suo indirizzo e-mail tramite un link di verifica. Mentre ha effettuato l’accesso, un cookie di sessione La mantiene connesso (si veda la cookie policy).

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) RGPD (contratto e misure precontrattuali). Conserviamo il Suo account finché non ci chiede di cancellarlo. Può richiederne la cancellazione in qualsiasi momento via e-mail; i dati che siamo tenuti per legge a conservare vengono quindi sottoposti a limitazione del trattamento e cancellati alla scadenza del periodo di conservazione (si veda la sezione 12).

5. Domande di locazione

Quando presenta domanda per un immobile, trattiamo il Suo nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di residenza, città, codice postale, paese, la data di ingresso preferita, l’appuntamento di sopralluogo da Lei scelto, il Suo messaggio facoltativo, la data in cui ha accettato le nostre condizioni, le condizioni economiche dell’immobile (canone, deposito cauzionale, importo totale dovuto) e lo stato di avanzamento della Sua domanda.

Utilizziamo questi dati per esaminare la Sua domanda, organizzare le visite, comunicare con Lei e, se la domanda viene approvata, predisporre la locazione. Ove ciò sia necessario per la conclusione della locazione, trasmettiamo i dati necessari della domanda al proprietario dell’immobile. Tutte le decisioni sulle domande sono prese dal nostro personale; non vi è alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 22 RGPD.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) RGPD. La preghiamo di fornire solo le informazioni che Le chiediamo. Non ci invii categorie particolari di dati personali (ad esempio dati relativi alla salute), salvo che non Le vengano espressamente richieste.

6. Pagamento, fatture e documenti di locazione

Dopo l’approvazione emettiamo una fattura con le coordinate bancarie per il bonifico. Può caricare una conferma del Suo bonifico (immagine o PDF) nel Suo account cliente. Le conferme di pagamento e i documenti firmati sono conservati in un’area di archiviazione privata e possono essere aperti, da Lei e dal personale autorizzato, solo tramite link firmati a breve scadenza. Redigiamo e conserviamo i documenti relativi alla Sua domanda, come il permesso di visita, la fattura, il contratto di locazione e l’attestazione di conferma del pagamento. I documenti recano un codice di verifica che consente di controllarne l’autenticità.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) RGPD, nonché art. 6, par. 1, lett. c) RGPD in combinato disposto con gli obblighi di conservazione previsti dal diritto commerciale e tributario tedesco (§ 257 HGB, § 147 AO).

7. Contatti e richieste

Se ci contatta tramite il modulo di contatto, via e-mail o per telefono, trattiamo il Suo nome, indirizzo e-mail, numero di telefono se indicato, l’argomento, l’immobile o la domanda interessati, il Suo messaggio, la lingua in cui ci ha scritto e la nostra risposta, al fine di dare seguito alla Sua richiesta.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) RGPD se la Sua richiesta riguarda una locazione o un contratto, altrimenti art. 6, par. 1, lett. f) RGPD (nostro legittimo interesse a rispondere alle richieste). Le richieste vengono cancellate quando non sono più necessarie, al più tardi tre anni dopo la fine dell’anno in cui la pratica è stata chiusa, salvo che si applichino obblighi legali di conservazione.

8. E-mail che inviamo

Inviamo e-mail transazionali necessarie per il Suo account e le Sue domande, ad esempio la verifica dell’indirizzo e-mail, il ripristino della password, la conferma di ricezione, le decisioni sulla Sua domanda, le istruzioni e i promemoria di pagamento e le notifiche relative a nuovi documenti. Conserviamo un registro tecnico delle e-mail inviate (destinatario, oggetto, ora, stato di consegna) per 180 giorni, al fine di poter dimostrare l’avvenuta consegna e risolvere eventuali problemi di recapito. Non inviamo newsletter né e-mail pubblicitarie.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) RGPD e, per il registro di consegna, art. 6, par. 1, lett. f) RGPD.

9. Statistiche di utilizzo (solo con il Suo consenso)

Se nel banner dei cookie consente l’analisi, utilizziamo due strumenti statistici:

• Le nostre statistiche di visita. Un cookie di prima parte (_fsid, valido per 30 minuti) raggruppa le pagine che Lei visualizza nel corso di una visita. Registriamo le pagine e gli immobili visualizzati, le ricerche, i preferiti, l’avvio di una domanda, il tipo di dispositivo, il browser, il sistema operativo, il paese e la città ricavati dal Suo indirizzo IP, il sito web di provenienza e i parametri delle campagne. Se ha effettuato l’accesso, la visita viene collegata al Suo account. Utilizziamo questi dati per capire quali immobili e pagine sono utili e per calcolare un punteggio di interesse che aiuta il nostro team a stabilire le priorità delle richieste. Il punteggio non ha alcuna influenza sulla decisione relativa alla Sua domanda. I dati sugli eventi vengono cancellati dopo 180 giorni.
• Google Analytics 4, un servizio di Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlanda. Google Analytics utilizza cookie per analizzare le modalità di utilizzo del sito web. Gli indirizzi IP vengono abbreviati e non abbiamo attivato le funzioni pubblicitarie. Google può trasferire dati a Google LLC negli Stati Uniti; Google LLC è certificata nell’ambito del quadro UE-USA per la protezione dei dati personali (EU-U.S. Data Privacy Framework). I dati sugli eventi vengono conservati per un massimo di 14 mesi.

Base giuridica: il Suo consenso, § 25, comma 1, TDDDG e art. 6, par. 1, lett. a) RGPD. Può revocare il Suo consenso in qualsiasi momento, con effetto per il futuro, tramite il link «Impostazioni cookie» presente nel piè di pagina di ogni pagina. Finché non presta il Suo consenso, nessuno dei due strumenti è attivo.

10. Fornitori di servizi e destinatari

Ci avvaliamo di fornitori di servizi accuratamente selezionati che trattano dati per nostro conto e sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati (art. 28 RGPD):

I nostri font sono ospitati sui nostri server; non viene stabilita alcuna connessione con Google Fonts. Al di fuori di questi casi, comunichiamo dati solo quando ciò è necessario per la locazione (al proprietario dell’immobile, si veda la sezione 5), quando vi siamo obbligati per legge (ad esempio nei confronti delle autorità) o quando ciò è necessario per l’accertamento o la difesa di un diritto in sede giudiziaria (ad esempio nei confronti di avvocati).

11. Trasferimenti al di fuori dell’UE

Alcuni fornitori hanno sede al di fuori dello Spazio economico europeo o possono accedere ai dati da tali paesi. Consentiamo tali trasferimenti solo se esiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea (ad esempio il quadro UE-USA per la protezione dei dati personali per le società statunitensi certificate) o se sono state adottate garanzie adeguate, in particolare le clausole contrattuali tipo dell’UE (art. 46, par. 2, lett. c) RGPD). Può richiederci una copia di tali garanzie.

12. Per quanto tempo conserviamo i dati

Se i dati sono necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, possiamo conservarli fino alla scadenza del termine di prescrizione applicabile (di norma tre anni).

13. I Suoi diritti

Ai sensi del RGPD, Lei ha il diritto di:

• accesso ai dati personali che conserviamo che La riguardano (art. 15),
• rettifica dei dati inesatti (art. 16),
• cancellazione (art. 17) e limitazione del trattamento (art. 18),
• portabilità dei dati in un formato strutturato e di uso comune (art. 20),
• opposizione al trattamento basato sui nostri legittimi interessi (art. 21),
• revoca del consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro (art. 7, par. 3).

Per esercitare i Suoi diritti è sufficiente scrivere a info@vermietfabrik.de. Potremmo chiederLe di confermare la Sua identità.

Ha inoltre il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo per la protezione dei dati (art. 77 RGPD). L’autorità competente nei nostri confronti è: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Commissario di Amburgo per la protezione dei dati e la libertà d’informazione), Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg, Germania.

14. Sicurezza

Tutte le connessioni al nostro sito web sono cifrate (TLS). Le password sono memorizzate come hash con salt, l’accesso all’area di amministrazione è riservato al personale autorizzato e i documenti sensibili sono conservati in un’area di archiviazione privata che può essere aperta solo tramite link firmati a breve scadenza. Nessun sistema è tuttavia completamente sicuro; La preghiamo di mantenere riservata la Sua password e di informarci immediatamente se sospetta un uso improprio del Suo account.

15. Minori

I nostri servizi sono destinati a persone maggiorenni. Non trattiamo consapevolmente dati di persone di età inferiore a 18 anni.

16. Modifiche alla presente informativa

Aggiorniamo la presente informativa sulla privacy quando cambiano i nostri servizi o i requisiti di legge. La versione vigente è sempre disponibile su questa pagina; la data dell’ultima revisione è indicata di seguito.